Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Tämä on henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan mukainen yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Jotus Oy:n asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille, yhteistyökumppaneille ja verkkosivuston vierailijoille.

Rekisterin pitäjä
Jotus Oy
Seurahuoneenkatu 12-14
37600 Valkeakoski
Y-tunnus: 2918343-7

Yhteyshenkilö
Joonas Tuominen
040 186 5138
etunimi.sukunimi(at)jotus.fi

Hei,
Olen Joonas Tuominen, Jotus Oy:n toimitusjohtaja. Kiitos mielenkiinnostasi yritystämme kohtaan.
Palvelujemme tuottamiseksi ja varmistaaksemme niiden korkean laadun tarvitsemme taustatietoja yrityksesi yhteyshenkilöistä.

Meidän mielestämme läpinäkyvyys, niin projekteissa kuin tietojenkäsittelyssä, on luottamuksen perusta. Huolehdimme tiedoistasi kuin omistamme. Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on selventää avoimesti henkilötietojen käsittelyperiaatteitamme.

Kehittäessämme palvelujamme tai lainsäädännön muuttuessa voivat käytäntömme muuttua. Käytäntöjemme muuttuessa päivitämme myös yhdistettyä selostettamme. Mikäli tietojenkäsittelytapamme muuttuu kannaltasi oleellisesti, tiedotamme muutoksesta verkkosivuillamme tai henkilökohtaisella sähköisellä viestillä.

Terveisin,
Joonas
Valkeakoskella 04/06/2018

* * * * *

Kenen tietoja käsittelemme
– Asiakkaiden yhteyshenkilötietoja
– Potentiaalisten yhteistyökumppanien yhteyshenkilötietoja
– Yhteistyökumppaniyritysten yhteyshenkilötietoja

Mistä saamme yhteystietosi
Saamme yhteystietomme henkilöiltä/yrityksiltä itseltään. Kun käyt nettisivuillamme tai asioit muutoin kanssamme, talletamme suostumuksellasi yhteystietosi rekisteriimme. Sama pätee potentiaalisiin ja olemassa oleviin asiakkaisiimme sekä yhteistyökumppaneihimme.

Tiedot, joita käsittelemme
Käsittelemme vain niitä tietoja, jotka meille toimitat.
Esimerkkejä meille toimitetuista tiedoista:
– Nimi
– Puhelinnumero
– Sähköpostiosoite
– Työnantaja
– Yrityksen käynti- ja postiosoite
– Titteli
– Asiointikieli
– Asiakkuuden alkamis- ja päättymisajankohta
– IP-osoite
– Kontaktihistoria
– Tallenteet sähköposti- ja chat-keskusteluista sekä mahdolliset puhelutallenteet

Miksi käsittelemme tietojasi
– Varmistaaksemme sujuvan asiakassuhteen hoitamisen
– Kohdennettuun markkinointiin

Mitkä muut tahot käsittelevät tietojasi
– Procountor
– Microsoft
 Google
– Zoner
– HubSpot 

Kuinka kauan käsittelemme tietojasi
Säilytämme tietojasi pääsääntöisesti niin kauan kuin asiakassopimus on voimassa + seuraavat kymmenen (10) vuotta.

Potentiaalisten yhteistyökumppanien henkilötietoja säilytetään markkinointitarkoituksiin lähtökohtaisesti kaksitoista (12) kuukautta.

Kuinka suojaamme tietosi
– Suojaamme internetyhteyden (https)
– Käytämme palomuuria
– Käytämme salausta
– Rekisterimme tietoihin pääsevät käsiksi vain työntekijämme, joiden työnkuvaan rekisterin käyttö kuuluu

Oikeutesi
– Tarkastusoikeus
– Vastustamisoikeus
– Suoramarkkinointikielto
– Poisto-oikeus
– Valitusoikeus

* * * * *

1. Rekisteröidyt
Henkilötiedot
– Asiakkaat
– Potentiaaliset asiakkaat
– Yhteistyökumppanit

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Rekisteröidyt Käsittelyn tarkoitus Yhteistyökumppanien yhteyshenkilöt
Asiakkaat Mahdollistaa asiakassuhteen ylläpito ja asiakaspalvelun vaatimat yhteydenotot Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Potentiaaliset asiakkaat Verkkosivuston yhteydenottolomakkeen kautta tulevat yhteydenottopyynnöt Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Yhteistyökumppanien yhteyshenkilöt Mahdollistaa asiakassuhteen ylläpito ja toimivan kumppanuuden vaatimat yhteydenotot Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

3. Rekisteriin tallennettavat tiedot

         
Tiedot Asiakas Potentiaa-linen asiakas Yhteistyö- kumppani Käyttötarkoitus
Nimi x x x Yksilöinti/ Yhteydenpito
Puhelinnumero x x x Yhteydenpito
Sähköpostiosoite x x x Yhteydenpito
Työnantaja/ Yritys x x x Kumppanuuden hoitaminen/ Markkinoinnin kohdennus
Yrityksen käynti- ja postiosoite x x x Kumppanuuden hoitaminen
Titteli x x x Kumppanuuden hoitaminen/ Markkinoinnin kohdennus
Asiontikieli x x x Kumppanuuden hoitaminen/ Markkinoinnin kohdennus
Asiakkuuden alkamis- ja päättymisajankohta x x x Yhteydenpito
IP-osoite x x   Markkinoinnin kohdennus
Kontaktihistoria x x x Kumppanuuden hoitaminen/ Yhteydenpito
Tallenteet sähköposti- ja chat-keskusteluista. Sekä mahdolliset puhelutallenteet. x x x Kumppanuuden hoitaminen/ Yhteydenpito

4. Evästeet (cookies)
Evästeet ovat tyypillisesti lyhyitä tekstitiedostoja, jonka palvelimemme tallentaa tietokoneellesi ja pyytää sitä tarvittaessa takaisin. Tarvitsemme evästeitä, jotta pystymme takaamaan sivustomme toimivuuden: saamme tietoa sivujemme toimintavarmuudesta, virhetilanteista ja soveltuvuudesta käytössä oleville näyttölaitteille.

Olemme rajoittaneet evästeiden käytön minimiin, koska meille ei ole tärkeää yksilöidä nettisivuillamme kävijöitä. Keräämme vain yleistä tietoa kävijämääristä, kävijöiden sijainnista (maa/maakunta) sekä siitä, minkä tyyppisellä laitteella nettisivumme on avattu (puhelin/tabletti/tietokone).

Voit kieltää evästeiden käytön selaimesi asetuksissa. Huomioithan, että tämä saattaa vaikuttaa nettisivujemme käytettävyyteen.

5. Tietojen talletus
Jotus Oy säilyttää vain toimintamme kannalta tarpeellisia tietoja ja joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Henkilötietojen talletusaika määräytyy käyttötarkoituksen perusteella. Henkilötietojen säilytykseen vaikuttaa myös lainsäädännössä asetetut velvoitteet.

Pidämme rekisteriä lyhyistä projekteista viisi (5) vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen. Tietojen säilytyksellä varmistamme hyvin toimivat asiakassuhteet nyt ja tulevaisuudessa. Talletamme tiedot pitkistä kumppanuussuhteista sekä sopimus- ja oikeusturvan kannalta olennaisista asioista kymmenen (10) vuotta varmistaaksemme molempien osapuolien oikeusturvan.
Merkitsemme tiedot rekisteriin sellaisina kuin saamme ne rekisteröidyiltä itseltään ja päivitämme niitä sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle.

Jotus.fi -verkkosivustolta lähetetyt lomaketiedot poistetaan automaattisesti kahdentoista (12) kuukauden kuluttua lähetyksestä. Kumppanuus- ja markkinointirekisteristämme poistamme tarpeettomat tiedot kahdentoista (12) kuukauden välein. Sähköpostimarkkinointilistaltamme pääset poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissa olevan poistumislinkin kautta.

Poistamme tietoja myös kumppanuussuhteen ja arkistoinnin aikana, mikäli ne ovat tarkoitukseensa nähden tarpeettomia tai vanhentuneita. Jotus Oy arvioi tietojen tarpeellisuuden ja niihin liittyvät lakisääteiset velvollisuudet tapauskohtaisesti.

6. Tietojen analysointi
Tietojen analysointi on meille tärkeä työkalu. Haluamme kehittää palveluitamme ja parantaa kokemustasi. Tietojen analysointi on myös tärkeä työkalu liiketoiminnan kannattavuuden kehittämiseen. Pääsääntöisesti analysoimme julkisia yritystietoja, mutta voimme profiloida myös henkilötietoja yritysten yhteyshenkilöistä ryhmätasolla niin, ettei käyttäjää ole mahdollista tunnistaa. Tällaisia tietoja ovat titteli, asiointikieli sekä asiakkuuden alkamis- ja päättymisajankohdat kuukausitasolla.

7. Oikeutesi
Haluamme sinun tietävän, miten käsittelemme henkilötietojasi ja pystyvän vaikuttamaan siihen, miten niitä käsitellään. Sinulla on oikeus saada läpinäkyvää ja avointa tietoa henkilötietojesi käsittelystä. Alla on lueteltu erilaiset oikeutesi henkilötietojasi kohtaan.

Henkilötietojen käsittelyä ja tallennusta koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen joonas.tuominen(a)jotus.fi.

Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja meillä on sinusta. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meiltä tietojen oikaisua.

Vastustamisoikeus
Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.

Suoramarkkinointikielto
Sinulla on oikeus milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä tietojasi suoramarkkinointiin. Emme koskaan myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi ulkopuolisille tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.

Poisto-oikeus
Mikäli koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot.

Käsittelemme pyyntösi ja, mikäli tietojen poistaminen on perusteltua, tuhoamme tietosi. Muussa tapauksessa esitämme sinulle perustellun syyn, miksi tietojen tuhoaminen ei ole mahdollista. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. (tietosuojavaltuutettu). Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus
Sinulla on oikeus valittaa tietosuojavaltuutetulle, mikäli koet, että henkilötietojasi käsitellessämme rikomme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (tietosuojavaltuutettu).

8. Säännönmukaiset tietolähteet
Potentiaalisen asiakkaan tai kumppanin tiedot saadaan häneltä itseltään verkkosivustovierailun tai muun henkilökohtaisen tai digitaalisen vuorovaikutuksen yhteydessä.

9. Tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin Jotus Oy:n ulkopuolelle.

Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännöllisesti seuraavia palveluntarjoajia:
– Procountor 
– Microsoft
– Google 
– Mozilla
– Zoner 
– HubSpot 

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Olemme varmistaneet, että yhteistyökumppaneidemme palvelimet sijaitsevat pääsääntöisesti EU:ssa.

Joissakin tapauksissa palveluntarjoajat saattavat varmuuskopioida tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle Yhdysvaltoihin. Tietojen varmuuskopioinnin tarkoituksena on turvata tietosi myös EU/ETA-alueen palvelinten vikatilanteessa.

Privacy Shield
Olemme varmistaneet, että palveluntarjoajamme, jotka siirtävät tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle ovat liittyneet EU:n ja Yhdysvaltain väliseen nk. Privacy Shield -ohjelmaan (www.privacyshield.gov/welcome). Privacy Shieldin tarkoituksena on varmistaa eurooppalaisten tietojen tietoturvallinen käsittely Yhdysvalloissa.

11. Rekisterin suojauksen perusteet
Jotta voimme seistä sanojemme takana ja turvata tietojesi läpinäkyvän käsittelyn, on rekisterin suojaus meille olennaisen tärkeää. Käytämme seuraavia menetelmiä tietojesi suojaamiseksi.

– Sähköinen järjestelmämme on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Järjestelmä on lisäksi suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.
– Paperiset henkilötiedot talletetaan yrityksen toimitiloissa. Toimitiloissa on kulunvalvonta ja tiloihin on pääsy vain Jotus Oy:n valtuuttamilla henkilöillä.
– Niin sähköisiin kuin paperisiin henkilötietoihin pääsevät käsiksi vain niitä käsittelemään oikeutetut henkilöt.
– Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.